4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika

4 tahap pengelolaan siswa di layanan simpatika ini menjadi hal yang sangat krusial di madrasah. Karena jumlah siswa di masing-masing rombongan belajar nantinya menjadi dasar dalam penghitungan rasio guru : siswa. Padahal rasio ini menjadi penentu seorang guru layak menerima tunjangan atau tidak dalam ajuan SKBK (Surat Keterangan Beban Kerja).

Yang dimaksud dengan pengelolaan siswa di sini meliputi mengaktifkan siswa dari semester sebelumnya, mengedit tingkat kelas siswa, memasukkan siswa baru, meluluskan siswa, dan memasukkan siswa ke dalam masing-masing rombel.

Kesemua hal terkait dengan siswa tersebut oleh Ayo Madrasah dikelompokkan dalam 4 tahapan pengelolaan siswa yang harus dilaksanakan dengan benar. Tiga tahapan tersebut adalah :

Mengunduh siswa semester sebelumnya
Mengedit siswa (siswa naik kelas, siswa lulus, dan siswa baru)
Upload siswa
Memasukkan siswa ke dalam rombel

Keempat tahapan tersebut harus dilaksanakan secara berurutan dan benar. Jika tidak bisa saja mengakibatkan data siswa ganda.

Pengelolaan Siswa Simpatika

Masing-masing tahap akan dijelaskan sebagai mana berikut ini.

1. Mengunduh Siswa Semester Sebelumnya

Setiap awal tahun pelajaran, data siswa di layanan simpatika akan menjadi kembali kosong. Namun bukan berarti data siswa tersebut hilang dan operator harus mengisinya dengan data baru. Karena sebenarnya data siswa tersebut masih ada yang disimpan dalam menu 'Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang'.

Sehingga setiap awal tahun pelajaran operator tidak perlu membuat data siswa mulai awal lagi. Cukup dengan menggunakan data dalam 'Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang' yang dapat diunduh, diedit, dan diupload kembali. Proses ini disebut juga sebagai 'mengaktifkan siswa tahun ajaran sebelumnya'.

Kecuali untuk siswa baru.

Untuk mengunduh 'Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang' atau siswa tahun pelajaran sebelumnya, caranya adalah.
Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
Pada dasbor layanan, pilih Madrasah (jangan PTK)
Pada dasbor sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni"
Pilih Submenu "Siswa" yang ada di sebelah kiri
Pilih "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang" (lihat
Mengunduh Siswa Belum Aktif
Terbuka halaman "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang"
Klik tanda panah ke bawah (unduh) di pojok kanan atas
Mengunduh Siswa Belum Aktif
Hasil download berupa file excel. Simpan file tersebut untuk dipergunakan dalam tahap berikutnya pada pengelolaan siswa.
Daftar siswa ini dapat juga diunduh melalui menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa". Pada halaman daftar siswa (masih kosong), klik tanda panalh ke bawah (unduh) di pojok kanan atas.

2. Mengedit Siswa (Naik Kelas, Lulus, dan Siswa Baru)

Tahap berikutnya adalah melakukan pengeditan data siswa (dari hasil unduhan "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang"). Edit data siswa di sini meliputi:

Menaikkan tingkat (kelas) siswa
Meluluskan siswa yang tahun sebelumnya ada di tingkat terakhir
Menambahkan siswa baru
Cara untuk mengedit siswa adalah sebagai berikut

Buka file excel yang telah diunduh (file excel hasil unduhan "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang")
Blog semua cell dan rubah format cells dari "General" menjadi "text". Perintah ini terdapat di menu "Home" ribbon "Number" Microsoft Excel.
Untuk memudahkan pengeditan dapat dilakukan 'short' (pengurutan data) berdasarkan kelas
Untuk menaikkan kelas siswa, rubah (edit) tingkat kelas yang lama menjadi tingkat kelas yang baru, semisal:
- Jika sebelumnya kelas A menjadi B (pada RA)
- Jika sebelumnya kelas 4 menjadi 5 (pada MI)

Edit siswa di Simpatika
Untuk siswa yang tidak naik kelas, penggantian tingkat seperti yang dijelaskan di nomor 4, tidak perlu dilakukan. Alias, tingkat kelasnya tetap (tidak perlu diganti)
Untuk meluluskan siswa, caranya:
- Pada RA, ganti tingkatnya menjadi 1
- Pada MI, ganti tingkat 6 menjadi 7
- Pada MTs, ganti tingkat 9 menjadi 10
- Pada MA, ganti tingkat 12 menjadi 13
Untuk menambahkan siswa baru dapat langsung ditambahkan di file excel tersebut. Isikan minimal Nama Siswa, Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir (format tanggal lahir adalah YYYY-MM-DD), Tingkat (Kelas), dan Tahun Masuk. Sedang khusus kolom "Kode Sistem" jangan diisi (dibiarkan kosong saja).
Simpan file excel tersebut

Saat melakukan pengeditan data siswa di file excel, harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

Jangan merubah format kolom file
Kode sistem yang telah ada jangan dirubah atau dihapus
Untuk siswa baru, kolom kode sistem dikosongi saja
Kolom Nomor Induk, NISN, dan Alamat boleh tidak diisi
Urutan siswa boleh tidak urut (mulai dari kelas terbawah hingga teratas atau perabjad). Sehingga siswa baru dapat ditambahkan di bagian bawah.
Jika siswa banyak, dapat dibagi menjadi beberapa file dan diunggah satu persatu sesuai rombongan belajar untuk mempermudah dalam memasukkan siswa ke dalam rombongan belajar masing-masing.


3. Unggah Data Siswa

Setelah file excel data siswa selesai diisi atau diedit, unggah (upload) file tersebut dengan cara:

Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
Pada dasbor layanan, pilih Madrasah (bukan PTK)
Pada dasbor sekolah pilih menu "Siswa & Alumni"
Pilih menu "Siswa" di bagian kiri
Pilih "Daftar Siswa"
Klik tanda "panah ke atas" (unggah) di pojok kanan atas
Unggah Data Siswa
Muncul jendela "Unggah Data Siswa"
Klik "Upload Baru"
Klik "Pilih File"
Muncul jendela pencarian file di komputer, cari file excel data siswa tadi, lalu klik "Open"
Kembali ke jendela "Unggah Data Siswa". Nama file yang dipilih akan muncul di kolom "File yang diunggah"
Klik "Unggah"

Muncul notifikasi total jumlah siswa yang diunggah dan pesan kesalahan
Jika "Tidak ada kesalahan dalam data", lanjutkan dengan mengklik tombol "Simpan"
Jika muncul peringatan kesalahan, download file lalu lakukan perbaikan (jenis kesalahan akan dituliskan di bagian kanan file excel)
Setelah mengklik "Simpan" akan muncul pemberitahuan "Data Siswa Berhasil Dikirim dalam Antrian" dan diminta menunggu hingga 1 x 24 jam. Tetapi biasanya data siswa langsung masuk beberapa saat kemudian.
Tips:

Untuk mengecek silakan masuk ke menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa". Jika data berhasil diunggah maka "Daftar Siswa" ini akan terisi oleh nama-nama siswa sejumlah yang diunggah.
Jika hingga sehari belum juga berhasil (belum masuk ke halaman "Daftar Siswa", lakukan pengecekan di menu upload, dengan cara:
Ulangi langkah-langkah Upload Siswa sebagaimana di atas mulai poin 1 hingga 7
Muncul status unggahan data siswa.
Jika tertulis "Unggah Berhasil Diproses" berarti data siswa sudah berhasil diunggah.
Jika muncul pesan "Unggahan Masih dalam Antrian" berarti masih harus menunggu diproses oleh sistem
Jika muncul pesan "Unggahan Gagal" (biasanya tertulis warna merah), download file dan lakukan perbaikan pada file excel kemudian setelahnya lakukan upload ulang.

4. Memasukkan Siswa ke Rombel

Setelah upload selesai, bukan berarti pekerjaan pengelolaan siswa telah selesai. Siswa harus dimasukkan ke rombel masing-masing. Di file excel yang diupload tidak tertera rombongan belajar. hanya tertera kelasnya saja. Sehingga kalau tidak dimasukkan ke dalam rombel, maka masing-masing rombel akan tetap kosong tanpa memiliki siswa, meskipun di tingkat tersebut hanya memiliki satu rombel.


Jika dalam satu tingkat memiliki rombongan belajar (rombel) lebih dari satu, tahapan-tahapan tersebut di atas (edit dan upload) dapat dilaksanakan perrombel. Ini untuk mempermudah saat memasukkan siswa ke dalam rombel masing-masing sehingga tidak harus memilih-milih mana siswa harus harus masuk kelas (misalnya) 7A dan mana yang harus masuk 7B.

Ilustrasinya adalah sebagai berikut:

Bagi siswa menjadi beberapa file. File pertama berisikan hanya siswa yang telah lulus, siswa kelas 7A, 8A, dan 9A. File kedua berisikan siswa kelas 7B, 8B, dan 9B. File ketiga berisikan siswa kelas 7C, 8C, dan 9C. Demikian seterusnya.
Upload file pertama (yang berisi siswa yang telah lulus, siswa kelas 7A, 8A, dan 9A)
Setelah berhasil, masukkan siswa-siswa tersebut ke dalam rombelnya
Lakukan hingga semua siswa masuk rombel
Jika sudah, upload file kedua yang berisikan siswa kelas 7B, 8B, dan 9B.
Ulangi langkah 3 dan 4 di atas
Jika sudah, upload file ketiga yang berisikan siswa kelas 7C, 8C, dan 9C.
Ulangi langkah 3 dan 4 di atas
Ulangi hingga semua siswa berhasil diunggah dan berhasil dimasukkan ke dalam rombelnya.
Itulah tahap-tahap dalam pengelolaan siswa di layanan Simpatika. Keempat tahap pengelolaan siswa di Simpatika ini memegang peran krusial mengingat rasio siswa menjadi salah satu penentu layak tidaknya seorang guru untuk mendapatkan tunjangan yang tertera di SKBK masing-masing.

Read More

11 Hal Yang Harus di Kerjakan PTK di Simpatika

11 hal di Simpatika yang harus dikerjakan oleh setiap PTK meneguhkan pekerjaan dan tahapan apa saja yang harus diselesaikan oleh setiap PTK di setiap masa Verval Simpatika. Kesebelas hal tersebut sejatinya menjadi tangggung jawab masing-masing PTK di madrasah. Bukan menjadi tugas operator sekolah apalagi Kepala Madrasah. Karena merekapun, Operator dan Kamad telah memiliki bagian tugas tersendiri, baca: 15 Hal di Simpatika yang Harus Dikerjakan Operator dan Kamad.

Mengelola data kependidikan sejatinya menjadi tanggung jawab individu setiap Pendidik dan Tenaga Kependidikan di sebuah lembaga. Setiap PTK seharusnya mampu secara mandiri melakukan updating data untuk memastikan data kependidikannya telah benar dan tepat di masa Verval Simpatika yang tengah berjalan.

Meskipun harus diakui, di lapangan banyak sekali PTK yang 'memasrahkan' pekerjaan dan tanggung jawab tersebut kepada Operator Madrasah.

Baik dikerjakan sendiri maupun dilimpahkan kepada Operator Madrasah, kesebelas hal di Simpatika ini harus tuntas dilaksanakan. Jika tidak, tentu dapat mempengaruhi kevalidan data pendidik dan lembaga tenpat PTK bernaung.

11 jenis pekerjaan (tahapan) yang harus diselesaikan oleh setiap PTK. Beberapa hal diantaranya bersifat opsional dan sesuai kebutuhan. Daftar ini semoga dapat menjadi acuan bagi PTK dalam melaksanakan verval Simpatika sehingga tidak ada yang terlewat dan terkendala.

Berikut ini kesebelas hal yang harus dikerjakan oleh setiap PTK.

1. Cetak Kartu Simpatika

Hal pertama yang harus sesegera mungkin dilakukan di setiap awal semester (begitu layanan Simpatika dibuka) adalah melakukan Keaktifan Diri dan Mencetak Kartu Simpatika. Pencetakan kartu ini menjadi penanda seorang PTK aktif di semester yang tengah berjalan. Sehingga bagi PTK yang tidak melaksanakan tahapan ini, akan dicatat tidak aktif oleh sistem. Pun akan mengganggu tahapan-tahapan lainnya, bagi PTK lain di lembaga yang sama.

Caranya cukup mudah dan singkat. Setelah login ke akun PTK masing-masing:

Klik menu Keaktifan
Klik Cetak Kartu
Jika menggunakan Google Chrome akan muncul tab baru berisikan preview Kartu PTK, simpan atau cetak kartu tersebut
Jika menggunakan browser Firefox, muncul perintah untuk mengunduh kartu.
Selesai, PTK telah aktif untuk semester ini.


2. Update Biodata (S12)

Data pribadi setiap PTK di setiap saat tentu bisa saja mengalami perubahan. Biodata pribadi dan keluarganya, riwayat pendidikan, riwayat kepegawaian, serta fungsi dan jabatan yang diemban, bisa jadi mengalami perubahan.

Setiap terjadi perubahan data-data tersebut setiap PTK wajib untuk melakukan updating di layanan Simpatika. Caranya:

Login ke akun PTK masing-masing
Klik salah satu menu di kelompok menu Portofolio. Menu-menu ini meliputi, Biodata, Keluarga, Pendidikan, Karir, Diklat dan Sertifikasi, Pengawas Pembina, dan Cetak Portofolio.
Untuk melakukan update data klik tombol ikon 'tambah data' atau 'edit data' yang tersedia
Isikan data yang diinginkan
Lanjutkan proses pengisian hingga muncul pesan "Anda telah melakukan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara'
Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S12
Kirim S12 ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan perubahan data
Setelah disetujui (terbit S13) perubahan akan tercatat permanen di sistem Simpatika

Jika tidak ada data pribadi yang berubah, tahapan ini tidak perlu dilakukan.

3. Mutasi Madrasah Induk (SM01 atau SM02)

Tahapan inipun hanya harus dilakukan oleh PTK yang melakukan mutasi. Jika tidak maka tidak perlu melakukannya.

Ada bebarapa jenis mutasi. Namun secara umum langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Login ke akun PTK masing-masing
Klik menu Mutasi
Klik 'Cetak Surat Ajuan'
Pilih provinsi dan kabupaten instansi tujuan
Cari nama madrasah tujuan dengan memasukkan NPSN atau nama madrasah
Klik nama madrasah yang dituju
Cetak Surat Ajuan Mutasi (SM01)
Ajukan SM01 ke Admin Kab/Kota


4. Alih Fungsi (S16)

Alih fungsi adalah perubahan tugas dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS.

Caranya:

Login ke akun PTK masing-masing
Klik menu Alih Fungsi
Isi form yang muncul sesuai alih fungsi yang dilakukan
Klik Lanjut
Isi form yang tersedia
Lanjutkan tahapannya hingga muncul pesan "Anda telah melakukan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara' di bagian atas.
Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S16
Ajukan S16 ke Admin Kab/Kota

5. Sekolah Non Induk (S20)

Ini adalah tahapan bagi guru yang saat ini harus mengajar di dua madrasah berbeda. Satu madrasah menjadi madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya menjadi sekolah non-induk. Hal ini bisa dikarenakan karena guru tersebut ketentuan minimal 24 JTM tidak tercukupi di sekolah induk sehingga harus menambah di madrasah lain.

Caranya:

Login ke akun PTK masing-masing
Klik menu 'Sekolah Non Induk'
Klik ikon 'tambah' di pojok kanan atas
Pilih sekolah tujuan/sekolah non induk, isi jabatan di sekolah non induk, pilih tahun bertugas,
Klik Tambahkan untuk mencetak S20 (Ajuan Sekolah Non Induk)
Serahkan S20 tersebut ke Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju untuk dilakukan persetujuan.
Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju menyetujui dengan mencetak S21


Bagi yang tidak membutuhkan madrasah non-induk, tentu tidak perlu melakukan tahapan ini.

6. Verval NRG & Sertifikasi

Verval NRG dan Sertifikasi hanya dilakukan oleh guru yang memiliki NRG dan belum melakukan verval NRG pada masa verval Simpatika sebelumnya. Atau telah melakukan verval namun belum ditolak oleh Admin Kanwil Kemenag.

7. Verval Inpassing

Seperti verval NRG, verval Inpassing pun hanya bagi guru yang memiliki SK Inpassing dan belum melakukan Verval Inpassing di masa verval sebelumnya.

8. Mengecek Analisa Tunjangan

Tahapan ini wajib dilakukan oleh setiap PTK di setiap semester. Di menu Analisa Tunjangan ini PTK dapat mengecek mapel, rasio guru:siswa, dan jumlah JTM yang diampu masing-masing serta JTM yang diakui linier oleh sistem. Bagi guru bersertifikat pendidik, Analisa Tunjangan berfungsi juga untuk mengetahui seorang guru layak mendapatkan tunjangan profesi atau tidak.

Setiap PTK dapat mengecek Analisa Tunjangan ini setelah Operator Madrasah atau Kepala Madrasah mengisikan Jadwal Mengajar.

Jika dalam Analisa Tunjangan memunculkan hasil akhir 'Tidak layak Mendapat Tunjangan' atau ada isinya yang tidak sesuai, PTK dapat menghubungi Operator Madrasah dan Kepala Madrasah masing-masing agar dilakukan pembenahan. Termasuk jika Dalam Analisa Tunjangan tersebut masih belum terisi, bisa jadi Sang PTK tidak mendapatkan tugas apapun atau bahkan Kepala Madrasah belum melakukan entri jadwal.

Analisa Tunjangan dapat dibuka dengan membuka akun PTK masing-masing lalu mengklik menu Analisa Tunjangan.

9. Mengajukan SKMT (S29a, S29b, S29c)

Setiap guru wajib mengajukan SKMT (Cetak S29a, S29b, S29c) dari akun masing-masing. Form ini menjadi salah satu syarat untuk mendapatkan SKBK. Karena itu, sebelum mencetak form ini pastikan 'Analisa Tunjangan' telah banar dan sesuai.

Surat ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c) baru bisa dicetak setelah Kepala Madrasah mengajukan Keaktifan Kolektif (S25a) dan disetujui oleh Admin Kab/Kota. Sehingga jika menu cetak surat ajuan masih belum dapat diklik, berarti S25a belum disetorkan atau belum disetujui.

S29a adalah ajuan SKMT bagi guru di sekolah induk. Sedang S29b adalah ajuan SKMT bagi guru yang memiliki sekolah non induk dan sekolah tersebut masih di bawah naungan Kemenag. Sedangkan S29c adalah ajuan SKMT bagi guru yang mengajar juga di sekolah non induk Kemdikbud. Sehingga bagi guru yang hanya mengajar di satu madrasah, cukup mencetak S29a saja.

Untuk mencetak S29a, S29b, atau S2c, caranya adalah:

Login ke akun PTK masing-masing
Klik menu SKBK & SKMT
Klik menu 'Cetak Surat'
Sebelumnya cek dulu beban kerja yang dimiliki dengan cara mengklik menu 'Analisa Tunjangan' atau kotak berwarna di bagian atas menu 'Cetak Surat'

Setelah S29a, S2b, atau S29c tercetak jangan lupa untuk menyimpannya dalam bentuk softcopy. Tunggu hingga Kepala Madrasah melakukan penilaian dan pengesahan SKMT untuk dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya, Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d).


10. Mencetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d)

Masih di menu yang sama, pada poin kedua, akan muncul tombol untuk mencetak Surat Pengantar Pengajuan SKBK (S29d). Menu ini akan muncul setelah Kepala Madrasah melakukan penilaian dan pengesahan SKMT untuk PTK yang bersangkutan.

S29d bersama dengan S29a, S29b, dan S29c, menjadi syarat untuk mendapatkan SKBK.

Cara mencetaknya sama, yaitu:

Login ke akun PTK masing-masing
Klik menu SKBK & SKMT
Klik menu "Cetak Pengantar"

S29a/29b/29c, Lampiran S29, dan S29d diserahkan ke Admin Kab/Kota (bagi guru di madrasah swasta) atau kepada Kepala Madrasah (bagi guru di madrasah negeri) untuk mendapatkan SKBK (S29e).


11. Mengajukan Dispensasi Kelayakan

Tahapan ini khusus bagi guru yang terkendala dengan status kelayakan tunjangannya. Baik oleh rasio guru : siswa atau pun jumlah JTM yang kurang. Sehingga mengakibatkan status SKBK menjadi "Belum Layak mendapatkan Tunjangan"

Bagi guru di madrasah swasta dapat mengajukan dispensasi kelayakan ke Admin Kab/Kota sedangkan bagi guru di madrasah negeri mengajukannya kepada Kepala Madrasah.

Jika Tidak Bisa Login ke Akun PTK

Untuk dapat login ke akun masing-masing, setiap PTK harus mengetahui username dan password. Username dapat berupa NUPTK/PegID, Siap ID, atau email yang sudah didaftarkan sebelumnya. Sedangkan password bisa berupa password asli dari sistem Simpatika (biasanya berupa kombinasi huruf kapital dan angka) atau password yang telah diubah sendiri.

Jika tidak mengetahui username dan password, PTK dapat menanyakannya ke Operator Madrasah atau Kepala Madrasah.

Sedangkan jika sebelumnya sudah diberikan tetapi kemudian lupa username dan password, silakan menghubungi Operator Madrasah atau Kepala Madrasah untuk melakukan reset password dan mendapatkan password baru.

Itulah kesebelas tahap dan hal yang harus dikerjakan oleh seorang PTK untuk menuntaskan verval Simpatika di setiap semesternya. Dengan artikel 11 hal di Simpatika yang harus dikerjakan PTK ini harapannya dapat menjadi pedoman verval PTK sehingga tidak ada tahapan yang terkendala atau bahkan terlewatkan.

Read More

15 hal yang harus dikerjakan oleh Operator Madrasah dan kepala Madrasah saat verval Simpatika

15 hal yang harus dikerjakan oleh Operator Madrasah dan kepala Madrasah saat verval Simpatika merupakan rangkaian artikel tentang hal-hal apa saja yang harus diselesaikan oleh PTK, Operator, dan Kepala Madrasah saat verval data kependidikan di layanan Simpatika. Baca juga 13 hal yang Harus Dilakukan oleh PTK di Simpatika.

Pengelolaan data kependidikan di madrasah sejatinya menjadi tanggung jawab masing-masing PTK dan Kepala Madrasah. PTK bertanggung jawab melakukan updating data terkait dengan data pribadi masing-masing. Sedangkan Kepala Madrasah melakukan verifikasi dan validasi data terkait PTK, kesiswaan, dan kurikulum, di madrasah yang dipimpinnya.

Untuk itu, setiap Kepala Madrasah memiliki dua akses di Simpatika. Yang pertama akses akun PTK pribadi layaknya guru-guru yang lain. Yang kedua akses untuk mengelola akun Madrasah.

Untuk membantu pekerjaannya, Kepala Madrasah dapat mengangkat salah satu guru menjadi Operator Madrasah yang memiliki kewenangan mengelola data kelembagaan. Sehingga operator madrasahpun memiliki dua akses yaitu sebagai akun PTK dan akun Madrasah.

Pertanyaannya, apa saja yang harus dikerjakan oleh Kepala Madrasah (dan Operator Madrasah) pada masa verval Simpatika ini?

15 Hal yang Harus Dikerjakan Operator dan Kepala Madrasah di Simpatika

Ayo Madrasah merangkum sedikitnya ada 15 tugas dan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh Operator Madrasah dan Kepala Madrasah. Berikut ini kelimabelas hal yang harus dilaksanakan oleh Kamad atau Operator Madrasah.

1. Mengecek Keaktifan Setiap PTK

Kepala Madrasah atau Operator Madrasah, melalui akun PTK Kepala Madrasah, dapat mengecek keaktifan diri setiap PTK yang ada di lembaganya. Jangan sampai ada salah satu guru dan tenaga kependidikan yang masih belum aktif dan mencetak Kartu Simpatika.

Pengecekan dapat dilakukan di akun PTK Kepala Madrasah (bukan akun PTK Operator Madrasah) dengan mengklik menu Keaktifan >> Data Guru dan Data Staf. Di bagian ini akan ditampilkan siapa PTK yang sudah aktif dan siapa PTK yang belum melakukan keaktifan diri.

Operator dan Kamad harus memotivasi PTK di lembaganya untuk segera melakukan keaktifan diri dan mencetak Kartu PTK.

2. Mengelola Siswa

Mengelola siswa merupakan salah satu pekerjaan dasar yang wajib dilakukan di setiap awal tahun pelajaran. Tahapan ini menjadi sangat penting karena jumlah siswa yang dimasukkan akan menjadi dasar dalam penghitungan rasio guru : siswa. Rasio menjadi salah satu penentu layak tidaknya seorang guru mendapatkan tunjangan.

Mengelola siswa terdiri atas empat tahapan, yaitu:

Mengunduh data siswa tahun pelajaran sebelumnya.
Mengedit data siswa hasil unduhan terkait dengan siswa naik kelas, siswa lulus, dan mutasi siswa. Pun menambahkan data siswa baru di tahun pelajaran berjalan.
Upload data siswa
Memasukkan siswa ke dalam rombongan belajar masing-masing
Pengelolaan siswa di Simpatika dapat dilakukan baik oleh Operator Madrasah maupun oleh Kepala Madrasah di akun Madrasah.

Pengelolaan ini hanya dilaksanakan satu tahun sekali yakni pada awal tahun pelajaran. Kecuali jika terjadi mutasi siswa atau siswa putus sekolah. Pada dua kondisi terakhir ini pengerjaannya cukup pada siswa yang bersangkutan saja tanpa harus melibatkan siswa-siswa lainnya.

Lebih lengkapnya terkait dengan pengelolan siswa ini dapat dibaca di artikel sebelumnya, 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika.

3. Persetujuan Guru Non Induk (S20)

Untuk memenuhi kekurangan jam, guru dapat mengajukan mengajar di lebih dari satu madrasah. Madrasah yang selain madrasah utama (satminkal) disebut sebagai sekolah non induk.

Operator dan Kepala Madrasah dapat melakukan persetujuan pengajuan Madrasah Non Induk bagi guru yang mengajukan. Untuk melakukan persetujuan, Operator Madrasah atau Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian memilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.

4. Melakukan Non Aktif Guru (SM04)

Guru yang telah tidak aktif di lembaga tersebut harus dinonaktifkan (kecuali melakukan mutasi). Nonaktif ini bisa dikarena meninggal dunia, memasuki usia pensiun, atau sebab-sebab lainnya.

Untuk melakukan non aktif guru atau mencetak SM04, Kepala Madrasah atau Operator madrasah masuk ke layanan Simpatika pada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.

5. Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)

Pejabat sekolah di sini meliputi Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dan Pembina Pramuka. Masing-masing pejabat sekolah tersebut akan memiliki jam tambahan yang diakui ekuivalen sebagai jam mengajar sesuai ketentuan.

Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator atau Kepala Madrasah masuk dengan akses Akun Madrasah. Pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Dalam mengangkat pejabat sekolah harus mendapat persetujuan Admin Kab/Kota.

6. Mengangkat Wali Kelas

Setiap wali kelas berhak atas 2 jam ekuivalen. Karena itu setiap rombongan belajar harus memiliki wali kelas.

Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah atau operator melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.

7. Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru

Edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing akan mendapatkan 2 - 1 jam ekuivalen.

Untuk melakukan edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan, Kepala Madrasah atau Operator masuk melalui Akun Madrasah. Selanjutnya pilih menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru.

8. Edit JTM Guru BK/TIK

Agar jam tatap muka guru BK/TIK dapat otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dan diakui sebagai JTM, Kepala Madrasah atau Operator harus melakukan edit JTM guru BK/TIK.

Edit JTM Guru BK/TIK ini dlakukan melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.

9. Isi Jadwal Kelas Mingguan (Jadwal Mengajar Guru)

Pengisian jadwal mengajar mingguan (Jadwal Kelas) untuk seluruh rombel di madrasah tersebut menjadi tugas Kepala Madrasah atau Operator Madrasah. Jadwal yang diisikan nantinya akan menjadi JTM bagi masing-masing guru dan dihitung sebagai salah satu penentu kelayakan menerima tunjangan.

Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui Akun Madrasah Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.

Sedangkan untuk mengecek JTM yang dibebankan pada setiap guru (hasil dari entri jadwal mengajar) dapat dilihat di akun setiap PTK pada menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio. Atau pada akun PTK Kepala Madrasah di menu Keaktifan >> Data Guru. Di menu terakhir ini akan ditampilkan Beban (JTM), Total JTM, Rombel yang diampu, Siswa yang diampu, Rasio, dan status keaktifan dari setiap guru.

Selama dan setelah tahapan ini setiap PTK dan Kepala Madrasah harus proaktif untuk mengecek JTM masing-masing. Sehingga tidak akan ada guru yang kekurangan JTM ataupun terkendala rasio yang menyebabkan tunjangan tidak layak diberikan.

10. Update Biodata (S12)

Jika diperlukan (ada perubahan data), Operator maupun Kepala Madrasah pun harus melakukan update biodata pribadi layaknya PTK yang lain. Update ini bisa meliputi biodata pribadi dan keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pegawai, fungsi dan jabatan. Perubahan biodata ini wajib mendapatkan persetujuan dari Admin Kab/Kota.

11. Mengajukan Keaktifan Kolektif (S25)

Setelah semua tahapan di atas Kepala Madrasah melakukan Ajuan Keaktifan Kolektif atau cetak S25a. Cetak S25a ini dilakukan melalui Akun PTK Kamad pada menu Keaktifan >> Ajukan Verval.

Sebelum mencetak S25a pastikan semua tahapan di atas sudah dilakukan, karena beberapa updating data tidak bisa dilakukan setelah S25 dicetak. Jangan lupa juga untuk mengarsipkan S25a, karena menu cetak S25 akan hilang setelah mendapat persetujuan dari Admin Kab/Kota.

Setelah dicetak S25 diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan (S25b) agar tahapan verval Simpatika dapat berlanjut ke proses pengajuan SKMT dan SKBK.

12. Cetak Kartu PTK Kepala Madrasah

Kepala Madrasah baru bisa mencetak kartu sekaligus berstatus aktif pada semester berjalan setelah ajuan S25 mendapatkan persetuan Admin Kab/Kota (mendapat S25b).

Untuk mencetak Kartu PTK Kepala Madrasah, Kamad masuk melalui Akun PTK Kepala Madrasah kemudian memilih menu Keaktifan >> Cetak Kartu (menu ini hanya muncul setelah S25a disetujui).

13. Mengajukan SKMT (S29a)

Sebagaimana guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mengajukan S29a (SKMT). Sehingga namanya akan muncul di menu Pengesahan dan penilaian SKMT bersama guru-guru lainnya.

Untuk mengajukan SKMT (Cetak S29a) langkahnya adalah masuk ke Simpatika dengan Akun PTK Kepala Madrasah. Klik menu SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat.

Menu Cetak Surat SKMT hanya muncul setelah S25a disetujui. Setelah mencetaknya jangan lupa untuk mengarsipkan S29a tersebut.

14. Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)

Setelah semua guru mencetak S29a (serta S29b dan S29c bagi guru non induk) tugas Kepala Madrasah berikutnya adalah melakukan penilaian dan pengesahan SKMT atau Cetak Lampiran S29 untuk semua guru di lembaga tersebut (baik yang satminkal maupun non induk), termasuk bagi Kepala Madrasah sendiri.

Cara mencetak lampiran S29 adalah dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yang dinilai.

15. Cetak Surat Pengantar SKBK (S29d)

Seperti guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mencetak S29d (Surat Pengantar SKBK). S29d bersama dengan S29a dan lampiran S29, diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan SKBK (S29e).

Untuk mencetak s29d caranya adalah dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat Pengantar. Menu ini baru akan muncul setelah Kepala Madrasah mencetak Lampiran S29.

Itulah 15 hal yang harus dilaksanakan oleh Kepala Madrasah atau Operator selama pelaksanaan verval Simpatika. Semoga rangkuman hal-hal yang harus dikerjakan ini dapat menjadi pedoman yang memudahkan setiap operator dan Kepala Madrasah sehingga pelaksanaan Verval Simpatika dapat berjalan dengan sukses.

Read More

Cara Membuat Blog Geratis di Blogger Untuk Pemula

Membuat blog di blogger.com sangatlah mudah.
Sekarang saya akan tunjukan cara untuk membuat sebuah account baru di blogger.com, yang 100% gratis. Saya merekomendasikan anda untuk membuat blog di blogger.com karena program ini sangat didukung penuh oleh google, sehingga apabila kita membuat blog disini maka google akan cepat mengindeks blog kita. Alhasil blog kita akan muncul dihalaman pencari google.

LANGKAH KE-1 (GETTING STARTED)

Silahkan anda kunjungi website www.blogger.com

LANGKAH KE-2 (CREATE AN ACCOUNT)

Setelah page terbuka, silahkan anda klik CREATE AN ACCOUNT setelah anda klik, maka akan muncul form untuk mengisikan nama dan password. Silahkan isi dan anda harus selalu ingat username dan password yang anda isikan.
Jangan lupa untuk menceklist Term of service agreement.
Kemudian klik tombol panah "Continue" untuk melanjutkan ke langkah ke-3

LANGKAH KE-3 (NAME YOUR BLOG)

Bagian ini sangat penting, karena nama dari blog anda nantinya akan menjadi sebuah keyword.
TIPS: agar blog anda mudah terindex oleh search engine(mesin pencari), maka alangkah lebih bagusnya jika anda membuat sebuah kesamaan antara addres dan name dari blog anda!
Sekarang klik tombol panah ORANGE"Continue" untuk melanjutkan ke langkah ke-4

LANGKAH KE-4 (CHOOSE YOUR BLOG TEMLATE)

Sekarang anda haya tinggal selangkah lagi untuk mempunyai webblog buatan sendiri!!!
Disini anda ditujukan untuk memilih warna dan bentuk dari web anda. Silahkan pilih sesuai dengan topic dan selera anda.
OK jika anda sudah selesai memilih template, sekarang kita akan lanjut ke langkah berikutnya.
Sekarang klik tombol panah ORANGE"Continue" untuk melanjutkan ke langkah ke-5

LANGKAH KE-5 (GENERATE YOUR BLOG)

Sekarang blogger akan menciptakan blog anda. Setelah blog selesai dibuat, maka di browser anda akan ada tulisan "Your Blog Has Beeb Created" Klik start Posting untuk untuk membuat artikel/tulisan pertamamu.
Sekarang Isikan Judul artikel kamu pada kolom tile, dan tulis isi dari artikelmu di bawahnya!

SELAMAT!! sekarang anda sudah mempunyai blog sendiri dan sudah bisa dilihat dari penjuru dunia manapun :)

Read More

Cara Membuat Email Baru di GMail (Google Mail) Gratis !

Langsung saja kita ke pokok pembahasan, untuk cara membuat Email di gmail, silahkan ikuti langkah-langkah simple berikut.

• Buka https://mail.google.com
• Klik Create An Account di bawah form login.

• Anda akan masuk ke halaman pengisian data, silahkan isi formulir pendaftaran sesuai data pribadi anda.

1. Nama : Isi dengan nama depan dan nama belakang anda.
2. Pilih nama pengguna anda : Isikan alamat email yang anda inginkan (nama email harus belum digunakan orang lain).
3. Buat sandi : Isi dengan password yang anda ingikan.
4. Konfirmasi sandi anda : Masukkan ulang password anda.
5. Tanggal lahir : Silahkan isi dengan tanggal lahir anda.
6. Gender : Pilih jenis kelamin anda.
7. Ponsel : Isikan dengan nomor telepon anda.
8. Alamat email anda saat ini : Masukkan alamat email lain (masukkan jika ada). Bisa anda kosongi.
9. Lokasi : Isi dengan lokasi negara tempat anda tinggal.
10. Centang dua persyaratan dari google tersebut.
11. Klik tombol LANGKAH BERIKUTNYA.


• Setelah anda mengisi formulir pendaftaran, anda akan dibawa ke halaman verifikasi akun, klik Lanjutkan.

• Anda akan diberi kode verifikasi yang dikirim oleh google secara otomatis ke nomor telepon yang anda isikan tadi. Kemudian masukkan angka verifikasi ke dalam kotak yang tersedia. Jika sudah, silahkan klik Verifikasi.

• Anda akan dibawa ke halaman Profil, langkah selanjutnya adalah menambahkan foto profil. Jika anda sudah punya silahkan ditambahkan dengan mengklik "Menambahkan Foto Profil". Jika sudah, klik saja Langkah berikutnya

• Jika semua langkah diatas sudah anda lakukan dengan benar, akan ada ucapan sambutan dari Google. Klik Lanjutkan ke Gmail.

• Anda akan langsung dibawa ke halaman muka Gmail. Google akan langsung memberikan 4 pesan ke inbox email anda.

Read More